وظائف شاغرة في لبنان لدى بعثة الاتحاد الأوروبي إلى الجمهورية اللبنانية: مطلوب سكرتير/ة (Secretary)
المسمى الوظيفي: سكرتير/ة
الموقع: بيروت، لبنان
نوع العقد: دوام كامل
مدة الوظيفة: عقد عمل أولي لمدة عامين مع فترة اختبار لمدة 3 أشهر، مع إمكانية التجديد، بناءً على توفر الميزانية والاعتبارات التشغيلية.
الراتب: يتحدد الراتب الأساسي وفقًا للخبرة الوظيفية المعتمدة والتحقق منها؛ سيتم تحديد نطاق الراتب الدقيق عند الانتهاء من التوظيف. هناك حزمة مزايا تنافسية، تخضع لبعض الشروط.
نطاق الراتب: بين 2500 و 3000 دولار أمريكي
آخر موعد للتقديم: الجمعة، 24 يناير 2025
المؤهل التعليمي المطلوب: شهادة بكالوريا أو تعليم ثانوي معتمد بشهادة
متطلبات الخبرة: بين 5 إلى 10 سنوات
اللغات المطلوبة: اللغة العربية والإنجليزية بطلاقة
اللغة الفرنسية: غير مطلوب
الوصف الوظيفي:
تعلن بعثة الاتحاد الأوروبي إلى لبنان عن شاغر وظيفي في قسم السياسة والإعلام والمعلومات للمساعدة في مهام السكرتارية. سيتولى المرشح الناجح مسؤوليات متنوعة تحت إشراف نائب رئيس البعثة. ستتضمن مهام السكرتير/ة تنظيم جداول الأعمال، التنسيق مع الأطراف المختلفة، وتحقيق الأهداف التشغيلية في إطار المسؤوليات الموكلة له/ها.
المهام الرئيسية:
-
إدارة جدول نائب رئيس البعثة:
- تقديم الدعم في إدارة جدول الأعمال، جدولة المواعيد، فلترة المكالمات، تدوين الرسائل، والرد على الطلبات العامة أو تحويلها إلى الزملاء المعنيين.
-
الدعم السكرتيري لقسم السياسة والإعلام والمعلومات:
- تسجيل البريد الوارد والصادر على مستوى القسم، بدء الملفات لتوزيعها.
- تنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية: تحديد جداول الاجتماعات، التواصل مع الأطراف المعنية، حجز قاعات الاجتماعات، وتجميع ملفات العمل.
- استقبال الزوار وتنظيم زياراتهم وفقًا للإجراءات المناسبة داخل مقر البعثة أو خارجها.
-
دعم الأنشطة الرسمية:
- مساعدة في تنظيم الزيارات الرسمية والعمل مع الزوار من المقر الرئيسي للاتحاد الأوروبي.
- إدارة الملفات وفقًا لخطة الاحتفاظ والقيام بأرشفة المستندات بشكل منظم ومتسق.
-
الرسائل والمراسلات:
- متابعة البريد الإلكتروني، الرسائل الواردة والصادرة.
- إعداد ملاحظات شفهية، رسائل، وملاحظات عامة.
- ترجمة المستندات والدعوات بين اللغات العربية والإنجليزية.
-
دعم إضافي:
- تقديم المساعدة في تجهيز الزيارات الميدانية لرئيس البعثة ونائب رئيس البعثة.
- إعداد قوائم الضيوف ونقل الدعوات للمناسبات المختلفة مثل الاستقبالات، يوم أوروبا، الغداء، العشاء، إلخ.
- التنسيق مع سفارات دول الاتحاد الأوروبي، المساعدين لرئيس البعثة ونائب رئيس البعثة، بالإضافة إلى المسؤولين الحكوميين، الوكالات، السفارات، والمنظمات الدولية.
المؤهلات والمتطلبات:
- المؤهل التعليمي: شهادة بكالوريا أو تعليم ثانوي معتمد.
- الخبرة: خمس سنوات على الأقل من الخبرة العملية ذات الصلة.
- المهارات الحاسوبية: إتقان برامج MS Word وPowerPoint وتطبيقات البريد الإلكتروني وبرامج أخرى ذات صلة.
- اللغات: إجادة اللغة العربية والإنجليزية بطلاقة.
- اللياقة الطبية: يجب أن يكون المتقدم لائقًا طبيًا لأداء المهام المطلوبة.
- الإقامة والعمل: يجب أن يكون المتقدم قادرًا على العمل وفقًا للقوانين المحلية في لبنان.
المزايا الإضافية (إذا توفرت):
- الخبرة السابقة كسكرتير/ة للإدارة الوسطى أو العليا تعتبر ميزة إضافية.
- إتقان اللغة الفرنسية وأية لغة رسمية أخرى للاتحاد الأوروبي سيكون ميزة إضافية.
- معرفة جيدة بلبنان وبيئته السياسية والاقتصادية أو القانونية تعتبر ميزة إضافية.
- معرفة أنشطة الاتحاد الأوروبي ودوله الأعضاء في لبنان تعتبر ميزة قوية.
- القدرة على تحمل المسؤولية وبدء المبادرات، المرونة، والعمل تحت الضغط، والعمل بروح الفريق.
- أهمية الحفاظ على السرية والالتزام بالمهنية.
كيفية التقديم:
Job Vacancies at the European Union Delegation to Lebanon: Secretary Position
Job Title: Secretary
Location: Beirut, Lebanon
Contract Type: Full-time
Contract Duration: Initial 2-year employment contract starting with a 3-month probationary period, with the possibility of renewal, depending on budgetary availability and operational considerations.
Salary: The base salary will depend on relevant verified experience; the exact salary range will be communicated upon finalizing recruitment. A competitive benefits package is available, subject to certain conditions.
Salary Range: Between 2500 and 3000 USD
Application Deadline: Friday, January 24, 2025
Educational Requirement: Baccalaureate or secondary education attested by diploma.
Experience Required: Between 5 to 10 years
Languages Required: Fluent in Arabic and English
French: Not required
Job Description:
The European Union Delegation to Lebanon is seeking a Secretary (Local Agent Group 3) for its Political, Press, and Information Section. The successful candidate will be responsible for supporting the Deputy Head of Delegation in managing agendas, handling correspondence, and organizing meetings, among other duties. The role is vital for providing operational and secretarial support within the EU Delegation.
Key Responsibilities:
-
Managing the Deputy Head of Delegation’s Schedule:
- Assisting with managing agendas, scheduling appointments, filtering calls, taking messages, and responding to or redirecting general inquiries.
-
Secretarial Support for the Political, Press, and Information Section:
- Registering incoming and outgoing mail, initiating files for circulation.
- Organizing internal and external meetings, managing schedules, reserving meeting rooms, and compiling working documents.
- Receiving and accompanying visitors according to the delegation’s procedures.
-
Supporting Official Activities:
- Assisting in organizing visits from EU Headquarters and other official events.
- Filing documents according to the retention plan and managing the section’s archive.
-
Correspondence and Documentation:
- Following up on incoming and outgoing emails and mail for the PPI section.
- Drafting verbal notes, letters, and general notes.
- Translating documents and invitations (Arabic/English).
-
Additional Support:
- Assisting in the preparation of field visits for the Head of Delegation and Deputy Head of Delegation.
- Managing guest lists and invitations for receptions and official events.
- Liaising with EU member state embassies, government officials, agencies, and international organizations.
Qualifications and Requirements:
- Educational Level: Baccalaureate or secondary school education attested by diploma.
- Experience: At least 5 years of relevant work experience.
- Computer Skills: Proficiency in MS Word, PowerPoint, email applications, and other relevant software.
- Languages: Fluency in Arabic and English.
- Medical Fitness: Ability to perform required duties.
- Employment Eligibility: Must enjoy civil rights and permits for employment under local law.
Assets:
- Experience working as a secretary for middle/senior management.
- Knowledge of French or any other official EU language.
- Familiarity with Lebanon’s political, economic, and legal environment.
- Knowledge of EU activities in Lebanon is a strong asset.
- High responsibility, initiative, flexibility, and ability to work under pressure.
- Discretion, confidentiality, and responsibility are key.
How to Apply:
