Job Openings in America: Career Opportunities at the United Nations and the Public Sector in New York
Associate Administrative Officer – United Nations
Job Title: Associate Administrative Officer
Job Opening ID: 248967
Job Network: Management and Administration
Job Family: Administration
Category and Level: Professional and Higher Categories, P-2
Duty Station: New York
Department/Office: Department of Global Communications
Date Posted: December 5, 2024
Deadline: December 11, 2024
General Description and Location
This position is located in the Executive Office of the Department of Global Communications in New York, which is responsible for all financial, personnel, and general administrative matters. The incumbent will report to the Senior Administrative Officer and Chief Human Resources Officer.
Responsibilities
Under delegated authority, the Associate Administrative Officer will be responsible for the following duties:
- Provide guidance to the HR Unit in the Executive Office on the availability of funds for RB XB and income-generating positions.
- Monitor the staffing table allotment to ensure the staffing levels of the department are in accordance with the approved budget.
- Monitor the budget/work program with respect to Headquarters’ budget regularly and reallocate resources as necessary.
- Review job openings in consultation with hiring managers to ensure that the evaluation criteria and responsibilities align with the approved or classified documents.
- Review recommendations on candidate selection by client offices.
- Review documentation for submission of classification requests and contribute to the implementation of classification results.
- Support the supervisor in implementing the performance appraisal system and monitor compliance with the proper implementation of the performance management system, providing guidance and substantive support to mission components on standards for the development of service, section, unit, and individual work plans.
- Perform certifying functions for official travel, source-to-acquire, payment of invoices, including for vendors and individual contractors.
- Liaise with divisions of the department and PPBD in preparation of cost plans, allotment, and redeployment requests.
- Monitor the resources for IT Self Assist Services provided by OICT.
- Serve as the focal point in the Executive Office for all matters related to income sections of DGC, support accounts, and cost recovery.
- Prepare monthly financial reports on budget consumption for all DGC areas, including UNICs, and prepare monthly projections of staff costs.
Qualifications
Core Competencies:
- Professionalism: Knowledge of administrative, budgetary, financial, and human resources policies and procedures.
- Teamwork: Works collaboratively with colleagues to achieve organizational goals.
- Planning & Organizing: Develops clear goals consistent with agreed strategies and allocates resources appropriately.
Educational Qualifications:
An advanced university degree (Master's or Doctorate degree, or equivalent) in business or public administration, human resources management, finance, accounting, law, or related fields. A first-level degree (Bachelor’s degree or equivalent) in the specified fields of studies with two additional years of relevant work experience may be accepted in lieu of the advanced university degree.
Work Experience:
- A minimum of two years of progressively responsible experience in administration, finance, accounting, human resources management, or related area.
- Experience using organizational ERP tools such as Umoja or equivalent, and recruitment tools such as Inspira or equivalent.
- Experience in providing guidance on performance and career development.
- Experience in creating tables and charts in Microsoft Excel, and creating flowcharts.
- Experience in an Executive Office or front office environment within the UN common system or similar international organization is desirable.
- Experience in managing large staffing tables is desirable.
Language Requirements:
- Fluency in English is required. Knowledge of another official United Nations language is desirable.
Special Notice:
- This position is temporarily available from 1 January to 31 December 2025, with the possibility of extension.
- For staff members of the United Nations Secretariat, the selection will be administered as a temporary assignment.
UN Considerations:
The United Nations is committed to maintaining high standards of efficiency, competence, and integrity. Any violations of international human rights law, violations of international humanitarian law, sexual exploitation, sexual abuse, or sexual harassment will lead to disqualification.
Administrative Jobs in New York | United Nations Jobs 2025
If you are looking for an excellent administrative position in an international environment, and have the necessary expertise in administration and human resources, this is an opportunity to work at the United Nations headquarters in New York.
How To Apply ?
وظائف شاغرة في أميركا: فرص عمل في الأمم المتحدة والقطاع العام في نيويورك
وظيفة مسؤول إداري مساعد – الأمم المتحدة
المسمى الوظيفي: مسؤول إداري مساعد
رقم الوظيفة: 248967
الشبكة الوظيفية: الإدارة والإدارة
الفئة الوظيفية: الإدارة
الفئة والمستوى: الفئات المهنية والفئات العليا، P-2
موقع العمل: نيويورك
الجهة: إدارة الاتصالات العالمية
تاريخ النشر: 5 ديسمبر 2024
الموعد النهائي: 11 ديسمبر 2024
الوصف العام والموقع
تقع هذه الوظيفة في المكتب التنفيذي لإدارة المعلومات العامة في نيويورك، الذي يتولى كافة الأمور المالية والشخصية والإدارية العامة. سيقوم الشخص المتعين في هذا المنصب بتقديم التقارير إلى المسؤول الإداري الأول ورئيس قسم الموارد البشرية.
المسؤوليات
بناءً على السلطة المخولة له، سيقوم المسؤول الإداري المساعد بما يلي:
- تقديم التوجيه لوحدة الموارد البشرية في المكتب التنفيذي بشأن توفر الأموال المتعلقة بالوظائف ذات التمويل الخارجي والمناصب التي تولد دخلًا.
- مراقبة توزيع الوظائف للتأكد من توافق أعداد الموظفين في الإدارة مع الميزانية المعتمدة.
- متابعة برنامج الميزانية/العمل بانتظام فيما يتعلق بميزانية المقر الرئيسي، وإعادة تخصيص الموارد حسب الحاجة.
- مراجعة إعلانات الوظائف بالتشاور مع مديري التوظيف، مع ضمان أن المعايير والمسؤوليات تتماشى مع الوثائق المعتمدة أو المصنفة.
- مراجعة التوصيات بشأن اختيار المرشحين من قبل مكاتب العملاء.
- مراجعة الوثائق الخاصة بتقديم طلبات التصنيف والمساهمة في تنفيذ نتائج التصنيف.
- دعم المشرف في تنفيذ نظام تقييم الأداء ومتابعة التزاماته بالتطبيق السليم لنظام إدارة الأداء، مع تقديم التوجيه والدعم الموضوعي للمكونات الخاصة بالبعثات حول معايير إعداد خطط العمل الخاصة بالخدمة أو القسم أو الوحدة أو الأفراد.
- أداء مهام التصديق للسفر الرسمي، واستلام المدفوعات، بما في ذلك للموردين والمتعاقدين الأفراد.
- التنسيق مع الإدارات والأقسام المختلفة في إعداد خطط التكاليف وطلبات توزيع الموارد.
- مراقبة الموارد الخاصة بخدمات الدعم الفني لتكنولوجيا المعلومات التي يقدمها مكتب تكنولوجيا المعلومات والاتصالات.
- تقديم التقارير المالية الشهرية بشأن استهلاك الميزانية لجميع مناطق إدارة الاتصالات العالمية، بما في ذلك مراكز الإعلام، وإعداد التوقعات الشهرية لتكاليف الموظفين.
المؤهلات
المهارات الشخصية:
- الاحترافية: معرفة دقيقة بسياسات وإجراءات الإدارة، الميزانية، الموارد البشرية، والمالية.
- العمل الجماعي: التعاون الفعال مع الزملاء لتحقيق أهداف المنظمة.
- التخطيط والتنظيم: تحديد أولويات الأنشطة والمهام وضبط الموارد والوقت بشكل مناسب.
المؤهلات الأكاديمية:
درجة دراسات عليا (ماجستير أو دكتوراه أو ما يعادلها) في الإدارة العامة، إدارة الموارد البشرية، المالية، المحاسبة، القانون أو المجالات ذات الصلة.
الخبرات العملية:
- خبرة عملية لا تقل عن سنتين في الإدارة أو الشؤون المالية أو الموارد البشرية.
- خبرة في استخدام أدوات إدارة موارد المؤسسات مثل “Umoja” أو ما يعادلها، وأدوات التوظيف مثل “Inspira” أو ما يعادلها.
- خبرة في تقديم التوجيه بشأن الأداء والتطوير الوظيفي.
- خبرة في إعداد الجداول البيانية والرسوم البيانية باستخدام “Excel” و”Flowcharts”.
اللغات المطلوبة:
- إجادة اللغة الإنجليزية، ويُفضل معرفة لغة رسمية أخرى من لغات الأمم المتحدة.
التقديم والملاحظات الخاصة
- مدة الوظيفة: من 1 يناير إلى 31 ديسمبر 2025 مع إمكانية التمديد.
- شروط أخرى: يتم تعيين الموظف من خلال مهمة مؤقتة أو تعيين داخلي مع تحديد عمر الانفصال.
إشعار خاص:
لا تفرض الأمم المتحدة أي رسوم في أي مرحلة من مراحل عملية التوظيف (التقديم، المقابلة، المعالجة، أو التدريب).
الوظائف الإدارية في نيويورك | وظائف الأمم المتحدة 2025
إذا كنت تبحث عن وظيفة إدارية متميزة في بيئة دولية، وتتمتع بالخبرات المؤهلة في الإدارة والموارد البشرية، لا تفوت هذه الفرصة للعمل في مقر الأمم المتحدة بنيويورك.
