فرص عمل في لبنان: مطلوب مسؤول/ة مشتريات (Procurement Officer) لدى منظمة حماية (Himaya)
قطاع التدخل: الأطفال والشباب، حقوق الإنسان والحماية
آخر موعد للتقديم: الخميس، 12 ديسمبر 2024
نوع العقد: دوام كامل
مدة الوظيفة: عقد لمدة سنة مع إمكانية التجديد
نطاق الراتب: بين 1200 و 1500 دولار أمريكي
المؤهل التعليمي المطلوب: بكالوريوس
تفاصيل المؤهل العلمي:
- درجة جامعية في الأعمال أو ما يعادلها (الاقتصاد، اللوجستيات، إدارة سلسلة الإمداد، إدارة العمليات، أو المالية).
- خبرة لا تقل عن 2 سنوات في المجال ذات الصلة.
- مهارات تواصل وتنظيم ممتازة.
- الاهتمام بالتفاصيل والدقة.
- إجادة استخدام برامج MS Office. معرفة أدوات إدارة المخزون تعتبر ميزة إضافية.
متطلبات الخبرة: بين 5 إلى 10 سنوات.
اللغات المطلوبة: - العربية: بطلاقة
- الإنجليزية: بطلاقة
- الفرنسية: مبتدئ
مكان العمل: جبل لبنان – المتن – الفنار، لبنان
منظمة حماية (Himaya) تبحث عن مسؤول/ة مشتريات (Procurement Officer) للعمل في مقرها في لبنان.
المهام والمسؤوليات:
إدارة أوامر الشراء:
- الموافقة على طلبات أوامر الشراء من مديري البرامج أو الأقسام والمنسقين الإداريين.
- اختيار الموردين من قائمة الموردين المعتمدة (ASL).
- بدء طلبات العروض (ITBs) للمشتريات ذات القيمة العالية والتواصل مع الموردين للحصول على عروض الأسعار، بيانات المنتجات، الكتالوجات والعينات.
- مراجعة واعتماد جداول المقارنات التي تتضمن الأسعار، الشروط، شروط الدفع، ومعايير الاختيار الأخرى بين الموردين أو المشتريات السابقة.
- إبلاغ مدير المالية في حالة زيادة الأسعار عن السلع.
إدارة علاقات الموردين:
- تأسيس والتفاوض على شروط وأحكام العقود والحفاظ على العلاقات مع الموردين.
- تقييم الموردين الجدد والقدامى من خلال سجل اختيار وتقييم الموردين والمقاولين بالتنسيق مع المسؤولين الإداريين في المكاتب الإقليمية.
- تحديث قائمة الموردين المعتمدة بانتظام وإبلاغ التغييرات إلى المسؤولين الإداريين في المكاتب الإقليمية.
- إدخال البيانات والتعريف بالمنتجات الجديدة (رمز، تفاصيل) والموردين على قائمة الموردين المعتمدة.
- مراجعة وحل أي تناقضات مع فواتير الموردين أو الشكاوى أو النزاعات أو قضايا الجودة.
التنسيق والتوثيق:
- التنسيق مع قسم المحاسبة بشأن المدفوعات.
- أرشفة جميع المستندات والكتالوجات المتعلقة بالقسم.
- التنسيق مع الأشخاص المعنيين بشأن مكان وموعد تسليم المشتريات.
إعداد التقارير وإدارة المخزون:
- تقديم تقارير شهرية إلى مدير المالية.
- إجراء جرد أسبوعي وسنوي وتقديم التقارير الخاصة به إلى مدير المالية.
- إجراء فحوصات عشوائية ربع سنوية في جميع المكاتب الإقليمية والتحقق من المخزون والأصول.
- مسؤول عن جميع الأنشطة اللوجستية في مقرات المنظمة.
- إجراء تقييمات سنوية للأداء مع المسؤولين الإداريين والمنسقين.
- مراقبة أسطول السيارات والتحقق من عداد المسافات وقوائم الوقود شهريًا.
- مسؤول عن جميع الاتفاقيات التأمينية الإجبارية والاختيارية وتجديدها.
المهام المتنوعة:
- إظهار معرفة شاملة بمنظمة حماية والتواصل الفعال حول أنشطتها، مشاريعها، قيمها، وتاريخها.
- الالتزام بمهمة المنظمة وقيمها والترويج لها في السياقات الشخصية والمهنية.
- المشاركة في جميع الأنشطة والفعاليات التي تنظمها المنظمة (مثل العناية بالموظفين، الفعاليات السنوية، الاجتماعات الختامية).
- احترام مدونة السلوك، سياسة حماية الطفل، سياسة الحماية من الاستغلال والاعتداء الجنسي (PSEAH)، وجميع اللوائح الداخلية.
المؤهلات المطلوبة:
- درجة جامعية في الأعمال أو أي تخصص معادل مثل الاقتصاد، اللوجستيات، إدارة سلسلة الإمداد، أو المالية.
- خبرة لا تقل عن 5 إلى 10 سنوات في مجال المشتريات أو المجالات ذات الصلة.
- مهارات تنظيمية وتواصل ممتازة.
- دقة واهتمام بالتفاصيل في تنفيذ المهام.
- إجادة استخدام برامج MS Office، ومعرفة أدوات إدارة المخزون ميزة إضافية.
- معرفة أساسية باللغة الفرنسية تعتبر ميزة إضافية.
- القدرة على التفاوض والحفاظ على علاقات جيدة مع الموردين.
طريقة التقديم:
يرجى إرسال سيرتك الذاتية ورسالة التغطية إلى البريد الإلكتروني: recruitment@himaya.org مع ذكر “Procurement Officer” في موضوع البريد الإلكتروني.
ملاحظة:
- رخصة قيادة سارية المفعول هي أمر أساسي.
- منظمة حماية بيئة عمل تتمتع بتكافؤ الفرص ولا تميز على أساس العرق، اللون، الدين، الجنس، التوجه الجنسي، الهوية الجنسية، الأصل القومي، العمر، الإعاقة، أو أي خاصية أخرى محمية قانونياً.
Job Opportunity in Lebanon: Procurement Officer Needed at Himaya Organization
Sector: Children and Youth, Human Rights, and Protection
Application Deadline: Thursday, December 12, 2024
Contract Type: Full-Time
Job Duration: One-year contract with the possibility of renewal
Salary Range: Between 1200 and 1500 USD
Required Education: Bachelor’s Degree
Educational Details:
- A university degree in business or a related field (economics, logistics, supply chain management, operations management, or finance).
- At least 2 years of relevant experience.
- Excellent communication and organizational skills.
- Attention to detail and accuracy.
- Proficiency in MS Office; familiarity with inventory systems is a plus.
Experience Required: 5 to 10 years of relevant experience.
Languages Required: - Arabic: Fluent
- English: Fluent
- French: Basic
Job Location: Mount Lebanon – Metn – Fanar, Lebanon
Job Description:
Himaya is seeking a Procurement Officer for its operations in Lebanon.
Key Responsibilities:
Purchase Order Management:
- Approve purchase order requests from program or department managers and administrative coordinators.
- Select suppliers from the Approved Supplier List (ASL).
- Initiate ITBs for high-value procurement and communicate with suppliers for quotations, data sheets, catalogs, and samples.
- Review and approve comparative sheets, including prices, terms of payment, and selection criteria between suppliers or previous purchases.
- Inform the Finance Manager in case of any price increases for goods.
Supplier Relationship Management:
- Establish and negotiate contract terms and maintain supplier relationships.
- Evaluate new and existing suppliers through the supplier and subcontractor selection process in coordination with regional offices.
- Regularly update the ASL and communicate changes to regional administrative officers.
- Handle data entry for new products and suppliers on the ASL.
- Resolve discrepancies with supplier invoices, grievances, claims, conflicts, or quality issues.
Coordination and Documentation:
- Coordinate with the accounting department for payments.
- Archive all related documents and catalogs.
- Coordinate delivery times and locations with the concerned personnel.
Reporting and Inventory Management:
- Provide monthly reports to the Finance Manager.
- Conduct weekly and annual inventories and submit reports to the Finance Manager.
- Perform quarterly spot-checks at regional offices and inspect inventories and assets.
- Manage logistics operations at Himaya premises.
- Conduct annual performance appraisals with Admin Officers and Coordinators.
- Monitor car fleet mileage and fuel records monthly.
- Responsible for mandatory and optional insurance agreements and renewals.
Miscellaneous:
- Demonstrate a thorough knowledge of Himaya's mission, values, and history.
- Participate in Himaya’s activities and events.
- Adhere to the Code of Conduct, Child Protection, and PSEAH policies.
Qualifications:
- University degree in business or a related field (economics, logistics, supply chain management, operations, or finance).
- 5 to 10 years of relevant experience.
- Strong organizational and communication skills.
- Attention to detail and precision in task execution.
- Proficiency in MS Office; knowledge of inventory management systems is a plus.
- Basic knowledge of French is an advantage.
- Proven ability to negotiate and maintain supplier relationships.
How to Apply:
Please send your CV and cover letter to recruitment@himaya.org with the subject line “Procurement Officer.”
Note:
- A valid driving license is mandatory.
- Himaya is an equal opportunity employer and does not discriminate based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, age, disability, or any other protected characteristic.
