وظائف للعمل لدى منظمة Oxfam Gb: مطلوب مساعدين/ت للوجستيات والإدارة

وظائف شاغرة في لبنان لدى منظمة Oxfam GB: مطلوب مساعد/ة للوجستيات والإدارة (Logistics & Admin Assistant)

قطاع(ات) التدخل: التنسيق وإدارة المعلومات
آخر مهلة للتقديم: الخميس، 28 نوفمبر 2024
نوع العقد: دوام كامل
مدة الوظيفة: عقد ثابت لمدة 12 شهراً
نطاق الراتب: بين 1500 و 2000 دولار أمريكي
درجة التعليم: بكالوريوس
متطلبات الخبرة: بين سنة واحدة وسنتين
اللغة العربية: بطلاقة
اللغة الإنجليزية: بطلاقة
اللغة الفرنسية: غير مطلوب
البلد/المدينة: بيروت، لبنان

البريد الإلكتروني للتقديم: lebanonjobs@oxfam.org.uk
رابط التقديم: Logistics & Admin Assistant

الوصف الوظيفي:

الهدف من الوظيفة:
يُطلب من مساعد/ة اللوجستيات والإدارة دعم ضابط اللوجستيات والإدارة في إدارة المكتب والتنظيم الإداري لضمان دعم فعال وشفاف ومحاسب لجميع الموظفين العاملين في البلاد. سيتولى الموظف في هذا الدور تقديم الدعم الإداري للمكتب الرئيسي وإدارة الأنشطة اليومية ذات الصلة.

المسؤوليات الأساسية:

1. إدارة الاستقبال:

   • الحفاظ على مكتب الاستقبال بمظهر جذاب ومرتب.
   • التأكد من أن جميع الأشخاص الذين يدخلون إلى مبنى المكتب مصرح لهم بذلك.
   • استقبال الزوار ومساعدتهم بأدب وتقديم المعلومات اللازمة.
   • تنظيم لوحات الإعلانات في منطقة الاستقبال بشكل منتظم.

2. الدعم الإداري:

   • تقديم الدعم الإداري لمدير/ة البلد في تنظيم الفعاليات، متابعة الطلبات، طباعة العقود والوثائق اللازمة للتوقيع.
   • تسهيل حجز الفنادق وبيوت الضيافة للموظفين والشركاء والزوار.
   • معالجة حجوزات الطيران الداخلية والدولية وإصدار التذاكر وفقًا للسياسات والإجراءات المعتمدة.
   • ضمان تنظيم ترتيبات الاستقبال والمغادرة للموظفين والزوار وفقًا لإجراءات Oxfam.

3. إدارة المراسلات:

   • استقبال المكالمات الهاتفية بكل كفاءة وأدب، وتسجيل جميع الرسائل الواردة عندما يكون الموظف غائبًا.
   • إجراء المكالمات الرسمية نيابةً عن الموظفين، خاصةً المديرين التنفيذيين.
   • الحفاظ على سجل للمكالمات الدولية والرقم الهاتفي الخاص بالموظفين.

4. إدارة الفعاليات والضيافة:

   • توفير المساعدة في إدارة الفعاليات الداخلية أو الخارجية.
   • إعداد المشروبات للموظفين والزوار أثناء الاجتماعات.
   • تجديد مستلزمات المطبخ في بداية كل يوم عمل.

5. إدارة الصيانة وتجديدات المكتب:

   • مراقبة المقاولين المتعاقدين مع Oxfam (مثل شركات التنظيف، حجز الفنادق، إلخ).
   • التأكد من أن المكتب مجهز بمواد تنظيف وموارد كافية.
   • الإبلاغ عن الأعطال في الأثاث وتقديم اقتراحات لإصلاحه.

6. التقارير والإدارة:

   • الحفاظ على ملفات اللوجستيات والإدارة بشكل منظم ودقيق.
   • إعداد تقارير أسبوعية حول حركة الصناديق وتقارير شهرية حول الأنشطة الإدارية.
   • تحديث قائمة اتصالات Oxfam بالتعاون مع قسم الموارد البشرية.

المؤهلات المطلوبة:

• خبرة لا تقل عن سنتين، مع سنة واحدة على الأقل في دور مشابه.
• إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة.
• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على تحديد الأولويات.
• مهارات شخصية قوية وقدرة على العمل تحت الضغط.
• الالتزام بسياسات حماية الأطفال وسلامة الأشخاص في Oxfam.

Job Vacancy at Oxfam GB: Logistics & Admin Assistant

Sector(s): Information Coordination & Management
Application Deadline: Thursday, November 28, 2024
Contract Type: Full-time
Job Duration: Fixed Term (12 months)
Salary Range: $1500 – $2000 USD
Education Level: Bachelor’s Degree
Experience Requirements: 1-2 years
Languages: Arabic (Fluent), English (Fluent)
Location: Beirut, Lebanon

Email for Applications: lebanonjobs@oxfam.org.uk
Application Link: Logistics & Admin Assistant

Job Purpose:
The Logistics & Admin Assistant will assist the Logistics Officer in administration and office management. The role ensures transparent and accountable support to Oxfam staff, providing efficient administrative support to the country office and management.

Key Responsibilities:

1. Reception Management:

   • Keep a neat, attractive reception area and ensure that only authorized visitors enter the office.
   • Provide assistance to visitors and maintain a clear communication flow.

2. Administrative Support:

   • Assist the Country Director in organizing events, managing travel bookings, and handling administrative tasks.
   • Manage hotel and flight bookings, and ensure payments are processed correctly.

3. Event and Hospitality Management:

   • Provide logistical assistance for internal and external meetings, offering refreshments and organizing events.

4. Office Maintenance and Renovations:

   • Oversee the performance of contractors and ensure the office is maintained.

5. Reports and Filing:

   • Maintain accurate logistics and admin files and produce weekly/monthly reports as required.

Essential Qualifications:

• Minimum 2 years of work experience, with 1 year in a similar role.
• Fluent in both written and spoken English.
• Strong organizational skills and the ability to work under pressure.
• Commitment to Oxfam’s safeguarding policies.