وظائف لدى منظمة SOS Children's Villages Lebanon: مسؤول المشتريات والخدمات اللوجستية
قطاع(ات) التدخل: الأطفال والشباب
آخر مهلة للتقديم: الأحد, 17 نوفمبر 2024
نوع العقد: غير محدد
مدة الوظيفة: وظيفة طويلة الأجل
نطاق الراتب: بين 800 و 1200 دولار أمريكي
درجة التعليم: بكالوريوس
تفاصيل درجة التعليم: إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة
متطلبات الخبرة: بين سنتين و3 سنوات
اللغة العربية: جيد
اللغة الإنجليزية: جيد جداً
اللغة الفرنسية: جيد
البلد/المدينة: لبنان
يتطلب رسالة مع الطلب؟ لا
توجيهات التقديم:
يُطلب من المتقدمين المهتمين إرسال سيرتهم الذاتية إلى jobs@sos.org.lb
فقط المرشحون المختارون سيتم التواصل معهم. شكراً لاهتمامكم.
اسم الشخص المسؤول:
Charbel Aoun
Contact Person Position:
مدير إدارة الموارد البشرية والتنمية
البريد الالكتروني للشخص المسؤول:
jobs@sos.org.lb
الوصف الوظيفي:
المجالات الأساسية للأداء والمسؤوليات الرئيسية:
1. خطط واستراتيجيات وممارسات المشتريات:
- تقدير وتحديد معايير التكلفة والميزانيات للمشتريات.
- الحفاظ على سجلات المشتريات والأسعار والبيانات المهمة الأخرى.
- المشاركة في إعداد وتقديم خطة المشتريات في الوقت المحدد بالتعاون مع البرنامج والشركاء المعنيين.
- ضمان الالتزام الكامل بأنشطة المشتريات مع قواعد وأنظمة وسياسات واستراتيجيات SOS.
- استلام طلبات الشراء من جميع الوحدات (المعدات المكتبية ومعدات المشاريع واللوازم والخدمات) وتوزيع الطلبات على لجان الشراء المخصصة في جميع الوحدات للبدء في عمليات الشراء وفقًا للإجراءات المعتمدة.
- متابعة الطلبات لضمان التسليم في الوقت المحدد وبجودة جيدة وفقًا لطلبات الشراء والعقود.
- إجراء عمليات المناقصة للمشتريات في الوقت المحدد.
- التأكد من الحصول على فترات تسليم مناسبة تلبي جدول الشركة.
- الإشراف على وتقديم التوجيه لفريق المشتريات واللجان.
- التنسيق مع رؤساء الأقسام لتحديد احتياجاتهم من المنتجات والخدمات.
- مراقبة توفر المنتجات لضمان الحصول على أفضل الأسعار للسلع والخدمات دون التضحية بالجودة أو أوقات التسليم.
- تحديد والبحث عن مورّدين جدد محتملين.
- تطوير وتنفيذ استراتيجيات لشراء وتخزين وتوزيع السلع أو الخدمات.
- دراسة أسعار السوق ومراقبة التكاليف بالتنسيق مع فريق المالية.
- إصدار/تحديث قاعدة بيانات المورّدين.
- الحفاظ على العقود مع البائعين.
- التأكد من متابعة أوراق سيارات SOS والحفاظ على سلامتها وتأمينها وتزويدها بالوقود.
- الإشراف على جميع عمليات سلسلة الإمداد.
- صياغة اتفاقية مستوى الخدمة المناسبة لتقييم أداء الموردين بفاعلية وتقديم تقارير منتظمة حول ذلك.
- الحفاظ على علاقات جيدة مع الموردين وإعادة التفاوض بشأن الأسعار بانتظام.
- ضمان إغلاق جميع العقود بشكل صحيح والحفاظ على ملفات العقود مكتملة.
- التأكد من مطابقة جميع الفواتير المستلمة من الموردين مع العقود وأن السلع والخدمات قد تم استلامها بشكل جيد.
- مراقبة المخزونات والمعدات والأصول والسيارات وفقًا للسياسة والتعاون مع قسم المالية لتشفير وإجراء جرد مرتين في السنة وحسب الحاجة.
- إدارة سجل الأصول بالتعاون مع جميع الوظائف عن طريق وضع علامات على جميع الأصول.
- مراجعة دورية لتخلص الأصول وتقديم التوصيات على الأقل مرتين سنويًا.
- إجراء التسوية ربع السنوية لجميع سجلات الأصول مع دفتر الحسابات وتقديمها لقسم المالية للتوقيع.
- إجراء تحقق مادي من الأصول مرة واحدة على الأقل سنويًا وقبل إغلاق المشروع.
- إجراء فحص شهري مفاجئ على المخزون – القرطاسية، ولوازم المكتب الشهرية.
- تنسيق عملية تسليم الأصول والتي تتضمن الموافقة من المانح وتسليمها للمستفيد بالتعاون مع مدير البرنامج/المشروع قبل 3 أشهر على الأقل من إغلاق المشروع.
2. حماية الطفل
- حماية الطفل هي مسؤولية الجميع.
- مسؤول ضمن مجاله للعمل على منع وحماية الأطفال من جميع أشكال الإساءة، والإهمال، والاستغلال، والعنف، والتمييز وفقًا لمبادئ سياسة حماية الطفل لمنظمة SOS.
- مسؤول عن الإبلاغ عن أي اشتباه أو قلق أو ادعاء أو حادث يتعلق بحماية الطفل على الفور وفقًا لإجراءات الإبلاغ المعتمدة.
Job Vacancy at SOS Children's Villages Lebanon: Procurement & Logistics Officer
Sector(s) of Intervention: Children and Youth
Application Deadline: Sunday, November 17, 2024
Contract Type: Non-permanent
Job Duration: Long-term position
Salary Range: Between $800 and $1200
Education Level: Bachelor's Degree
Field of Study: Business Management and/or related field
Experience Requirements: 2 to 3 years
Arabic Language Proficiency: Good
English Language Proficiency: Very Good
French Language Proficiency: Good
Country/City: Lebanon
Cover Letter Required? No
Application Instructions:
Interested candidates are requested to send their CV to jobs@sos.org.lb
Only shortlisted candidates will be contacted. Thank you for your interest.
Contact Person:
Charbel Aoun
Contact Person Position: HROD Manager
Contact Email:
jobs@sos.org.lb
Job Description:
Key Performance Areas and Main Responsibilities:
1. Procurement Plans, Strategies, and Practices:
- Estimate and establish cost parameters and budgets for purchases.
- Maintain records of purchases, pricing, and other important data.
- Participate in the preparation and submission of procurement plans on time in collaboration with the relevant program and partners.
- Ensure full compliance of procurement activities with SOS rules, regulations, policies, and strategies.
- Responsible for receiving purchase requests from all PUs (office and project equipment, supplies, services) and for distributing requests to the assigned purchase committees in all PUs to proceed with purchasing as per procurement procedures.
- Follow up on orders to ensure timely delivery of goods and services of good quality as stipulated in the Purchase Orders and contracts.
- Conduct procurement bidding processes on time.
- Ensure suitable delivery periods that meet the company’s schedule.
- Supervise, monitor, and provide coaching to the procurement team and committees.
- Liaise with heads of departments to determine their product and service needs.
- Monitor product availability to secure the best price for company goods and services without sacrificing quality or delivery times.
- Identify and research potential new suppliers.
- Develop and implement strategies for procuring, storing, and distributing goods or services.
- Study market prices and control costs in coordination with the Finance team.
- Issue/update the suppliers database.
- Maintain contracts with vendors.
- Ensure the maintenance and follow-up of SOS’s vehicle paperwork, ensuring their safety, insurance, and refueling.
- Oversee all supply chain operations.
- Draft appropriate service level agreements to properly evaluate supplier performance and report on this regularly.
- Maintain good relationships with suppliers and renegotiate prices on a regular basis.
- Ensure that contracts are properly closed and complete contract files are maintained.
- Ensure that all received vendor invoices comply with contracts and that goods and services are well received.
- Monitor office stocks, equipment, assets, and vehicles according to policy and work with the Finance Function to code and conduct inventory counts twice a year and as required.
- Manage the asset register by working closely with all functions, labeling all assets.
- Conduct regular reviews of asset disposal and submit recommendations at least twice yearly.
- Perform quarterly reconciliations of all asset registers with the accounting ledger and submit to the Finance department for sign-off.
- Conduct physical asset verification at least once a year and before project closure.
- Conduct monthly spot checks on stock – stationery, and monthly office supplies.
- Coordinate the asset handover process, which includes donor approval and handover to the beneficiary with the Program/Project Manager at least three months prior to project closure.
2. Child Safeguarding (CS):
- Child protection is everyone’s responsibility.
- Responsible within own area of work to prevent and protect children from all forms of abuse, neglect, exploitation, violence, and discrimination based on SOS Child Protection Policy principles.
- Responsible for reporting any CS suspicion, concern, allegation, or incident immediately following Child Safeguarding reporting procedures. CS reports should be made to the national CS focal person or any other member of the national CS team and/or to the respective line manager.
