وظائف لدى منظمة COOPI: مطلوب مسؤول/ة عن المشتريات والإدارة

وظائف شاغرة للعمل لدى منظمة COOPI: مطلوب مسؤول/ة عن المشتريات والإدارة (Procurement and Administration Officer)

مسؤول المشتريات والإدارة – COOPI

الموقع: لبنان، عكار
توجيهات التقديم: ندعو المرشحين المهتمين والمؤهلين للتقديم قبل 29 سبتمبر 2024، من خلال إرسال سيرة ذاتية باللغة الإنجليزية (بحد أقصى صفحتين) وخطاب التقديم إلى البريد الإلكتروني: recruitment.lebanon@coopi.org يجب أن يتضمن عنوان الرسالة “مسؤول المشتريات والإدارة”.

عن اتحاد بلديات جرد القيطع (UoMJK):

اتحاد بلديات جرد القيطع هو كيان عام في محافظة عكار يتألف من 15 بلدية، يعمل باستقلالية مالية ولكنه يخضع لإدارة مجلس يضم ممثلين عن البلديات المشاركة. إحدى المسؤوليات الرئيسية للاتحاد هي إدارة النفايات الصلبة، حيث يلعب الاتحاد دورًا حيويًا في التخطيط وتنفيذ ومراقبة مشاريع مثل SWAM Akkar، التي تهدف إلى إدخال نظام متكامل ومستدام لإدارة النفايات في المنطقة.

لمحة عن COOPI:

تعد COOPI (التعاون الدولي) منظمة غير حكومية إيطالية، تعمل في مجال الإغاثة والتنمية الإنسانية لأكثر من 50 عامًا. تشمل تدخلاتها في لبنان إدارة النفايات الصلبة، الأمن الغذائي، سبل العيش، التعليم، والحماية، بالتعاون مع منظمات دولية ومحلية.

خلفية برنامج SWaM:

يهدف مشروع SWaM Akkar إلى إنشاء نظام إدارة نفايات مستدام بناءً على الخطة الرئيسية لإدارة النفايات الصلبة المتكاملة في جرد القيطع. من بين الأهداف الرئيسية:

• استدامة الخدمات المالية والمؤسسية لإدارة النفايات.
• إعادة تنظيم عمليات الجمع لتقليل التكاليف وزيادة الكفاءة.
• دعم استرداد الموارد من خلال فرز النفايات من المصدر والمساهمة في الاقتصاد الدائري.
• تقليل حجم النفايات وتأثيرها البيئي من خلال المعالجة المناسبة.
• حماية الصحة العامة والبيئة من خلال التخلص الآمن من النفايات.

المسؤوليات الرئيسية لمسؤول المشتريات والإدارة:

المشتريات واللوجستيات:

• التأكد من أن عمليات المشتريات المحلية تتوافق مع إرشادات المنظمة والمتبرعين.
• تقييم الموردين المحتملين، التفاوض على العقود، وضمان الامتثال لمعايير الجودة.
• إدارة وتتبع الأصول والمخزون بما في ذلك المركبات والمعدات.
• مراقبة السوق والأنظمة التنظيمية لتوجيه قرارات المشتريات.
• مراقبة عقود الموردين لضمان الالتزام بشروط العقود، بما في ذلك الجداول الزمنية للتسليم وجودة السلع.
• إدارة المخاطر المتعلقة بالمشتريات ووضع خطط للطوارئ لتخفيف هذه المخاطر.
• التنسيق مع الفريق الفني لضمان تطابق المواصفات الفنية مع احتياجات المشروع.
• التأكد من أن جميع الأنشطة ضمن ميزانية المشروع ولا تتجاوز الحدود المالية.

الإدارة والمحاسبة:

• الحفاظ على سجلات محاسبية دقيقة وإعداد التقارير المالية للمراجعات.
• تتبع الإيرادات الشهرية من التعرفات وبيع المواد القابلة للتدوير.
• المساعدة في تنفيذ خطة استرداد التكلفة لنظام إدارة النفايات الصلبة.
• الإشراف على إدارة الموارد البشرية مثل التوظيف وتتبع الحضور.
• دعم المصالحات البنكية والمساعدة في التدقيق.
• مراقبة ميزانية المشروع وضمان الاستخدام الفعال للموارد المالية المخصصة.
• تنظيم ورش العمل وبرامج التدريب لتطوير مهارات الموظفين المحليين في إدارة المالية والمشتريات.

المؤهلات والمهارات المطلوبة:

• يفضل أن يكون المتقدم مقيمًا في اتحاد بلديات جرد القيطع.
• حاصل على شهادة بكالوريوس في إدارة الأعمال، الإدارة، أو المالية.
• خبرة لا تقل عن 2-3 سنوات في الإدارة المالية والمشتريات والعمل مع المنظمات غير الحكومية.
• إتقان برامج المالية ومهارات تنظيمية واتصالية قوية.
• إتقان اللغتين العربية والإنجليزية.
• الالتزام بالمعايير الأخلاقية، بما في ذلك عدم التسامح مع التمييز أو العنف الجنسي أو الاستغلال أو التحرش.

مدة العقد: حتى 31 أغسطس 2025، مع تواجد الموظف في مكتب UoMJK في حرا، عكار، ويتطلب الدور السفر الدوري إلى مكاتب COOPI في طرابلس أو بيروت.

Procurement and Administration Officer – COOPI

Location: Lebanon, Akkar
Application Instructions: Interested and qualified candidates are invited to apply before September 29th, 2024, by sending an English CV (maximum of two pages) and cover letter to recruitment.lebanon@coopi.org Please ensure the subject line is labeled as “Procurement and Administration Officer.”

About the Union of Municipalities of Jurd al-Kaytee (UoMJK):

UoMJK is a public entity located in Hrar, Akkar Governorate, comprising 15 municipalities. It operates with financial autonomy but lacks direct administrative independence as its council is composed of representatives from the associated municipalities. One of UoMJK's key responsibilities is overseeing solid waste management (SWM), playing a crucial role in planning, implementing, and monitoring projects like SWAM Akkar, which seeks to establish an integrated and sustainable waste management system in the region.

About COOPI:

COOPI (Cooperazione Internazionale) is an Italian NGO active in humanitarian aid and development for over 50 years. In Lebanon, COOPI's interventions span SWM, food security, livelihoods, education, and protection, in partnership with international and local organizations.

SWaM Program Background:

The SWaM Akkar project aims to create a sustainable waste management system based on the Master Plan for Integrated Sustainable Waste Management in Jurd al-Kaytee. Key objectives include:

• Institutional and financial sustainability for waste management services.
• Reorganizing collection processes to reduce costs and improve efficiency.
• Supporting resource recovery through source sorting and contributing to a circular economy.
• Reducing waste volume and environmental impact through appropriate treatment.
• Public health and environmental protection through safe disposal.

The project introduces an innovative waste collection system that includes door-to-door collection of organic and recyclable waste, with collection points for residual waste. Upgraded facilities will process organic waste into compost, and recyclable materials will be sold in the market. Additionally, two transfer stations and two Materials Recovery Facilities (MRFs) will be established and upgraded, along with the closure of the illegal Fnaideck landfill.

Key Responsibilities of the Procurement and Administration Officer:

Procurement/Logistics:

• Ensure procurement processes for local purchases comply with organizational and donor guidelines. Maintain accurate records and manage supplier relationships.
• Evaluate potential suppliers, negotiate contracts, and ensure compliance with quality standards.
• Manage and track assets and inventory, including vehicles and equipment.
• Monitor market trends and regulations to guide procurement decisions.
• Oversee supplier contracts, ensuring compliance with terms, including delivery schedules and quality standards.
• Assess procurement risks, such as delivery delays or price changes, and implement contingency plans to mitigate these risks.
• Collaborate with technical teams to define technical specifications required for procurement.
• Ensure that procurement activities are within the project's allocated budget and comply with financial limits.
• Ensure that procurement activities adhere to relevant local and international laws, particularly regarding supply and importation.

Accounting/Administration:

• Maintain accurate financial records and prepare reports for project audits.
• Track monthly revenue from tariffs, sales of recyclables, and organic materials.
• Assist in implementing the Cost Recovery Plan for the SWM system.
• Oversee human resources management, including recruitment, contracting, and attendance tracking.
• Liaise with banks for reconciliations and audits.
• Monitor the overall project budget to ensure the efficient use of financial resources.
• Organize workshops and training to develop local staff skills in financial management and procurement.

Qualifications and Competencies:

• Preference for residents of the Union of Municipalities of Jurd al-Kaytee.
• Bachelor's degree in Business Management, Administration, or Finance.
• Minimum of 2-3 years of experience in financial management, procurement, and working with NGOs.
• Proficiency in financial software, strong organizational skills, and communication skills.
• Fluency in both Arabic and English.
• Commitment to ethical standards, including zero tolerance for discrimination, sexual violence, exploitation, and harassment.

Contract Duration: The consulting service lasts until August 31, 2025, with the officer based in UoMJK’s office in Hrar, Akkar. The role may require periodic travel to COOPI offices in Tripoli or Beirut.