فرص عمل لدى منظمة SAMS: مطلوب مسؤول/ة عن اللوجستيات والمشتريات

وظائف شاغرة للعمل لدى منظمة SAMS: مطلوب مسؤول/ة عن اللوجستيات والمشتريات (Logistics & Procurement Officer)

مسؤول/ة عن اللوجستيات والمشتريات (Logistics & Procurement Officer)

المهام الرئيسية:

• قيادة تطوير خطط المشتريات بما يتماشى مع السياسات الداخلية وتوجيهات الجهات المانحة.
• مراجعة وتحديث خطط المشتريات لتتوافق مع التوقعات والتنفيذ الفعلي.
• نشر خطط المشتريات المحدثة وتوزيعها حسب الحاجة.
• اقتراح استراتيجيات متقدمة لتحسين الكفاءة على مستوى المهمة، مثل تجميع المشتريات أو إبرام عقود إطار عمل.
• تحديث ومشاركة بيانات المشتريات بانتظام باستخدام الأدوات المخصصة، بما في ذلك قوائم الموردين وقوائم الأسعار ومتابعة ملفات المشتريات.
• العمل كنقطة اتصال رئيسية في قسم المشتريات واللوجستيات للإشراف على عملية المصادقة على ملفات المشتريات بين الفرق.
• مراجعة ملفات المشتريات لضمان اكتمال الوثائق وصحتها.
• ضمان توافق ملفات المشتريات مع إجراءات الشراء الداخلية وتوجيهات الجهات المانحة.
• التعاون مع الفرق لحل أي مشاكل أو استكمال المستندات المطلوبة.
• تحديد احتياجات الشراء المركزي بالتعاون مع الفرق.
• إعداد العقود والخدمات ومراجعة عقود الموردين.
• قيادة تنفيذ الدراسات السوقية وإجراءات المشتريات المختلفة على مستوى المهمة.
• متابعة ملفات الشراء التي تتطلب الدفع وإرسالها إلى قسم المالية.
• الإشراف على جرد مكاتب ومستودعات SAMS بشكل دوري.
• دعم التحضير للمراجعات الداخلية والخارجية.
• قيادة عملية الأرشفة، وضمان الامتثال لتوجيهات الأرشفة الداخلية والخارجية.
• تنسيق اللوجستيات المتعلقة بالبعثات الطبية في لبنان.
• الحفاظ على أرشيف منظم لجميع وثائق البعثات الطبية.
• ضمان سرية جميع المراسلات والمعلومات والعمليات.

المؤهلات والخبرات المطلوبة:

• درجة جامعية في مجال ذي صلة مثل إدارة الأعمال.
• خبرة من سنتين إلى ثلاث سنوات في مجال المشتريات واللوجستيات، ويفضل العمل مع منظمات غير حكومية دولية.
• مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة، بما في ذلك إعداد المقترحات والتقارير.

الكفاءات:

• إدارة المشتريات الاستراتيجية واللوجستيات: معرفة عميقة بعمليات المشتريات الاستراتيجية وإدارة سلاسل الإمداد والعمليات اللوجستية.
• إدارة الامتثال: فهم توجيهات الجهات المانحة لضمان الامتثال في عمليات المشتريات واللوجستيات.
• القيادة الدقيقة: الحرص على التحقق من المستندات وضمان دقة واكتمال ملفات المشتريات والحفاظ على سجلات دقيقة للجرد.
• التفكير التحليلي: القدرة على تحليل بيانات المشتريات وتحديد فرص تحسين العمليات.
• التواصل الفعّال: مهارات قوية في التواصل الشفهي والكتابي للتنسيق مع الفرق والموردين وأصحاب المصلحة.
• التنظيم الاستراتيجي وإدارة الوقت: مهارات تنظيمية استثنائية لإدارة المهام المتعددة وتحديد الأولويات.
• الأرشفة المتقدمة والتوثيق: إتقان أرشفة السجلات الورقية والرقمية.
• حل المشكلات: القدرة على تحديد المشكلات واقتراح الحلول.
• العمل الجماعي: القدرة على التعاون الفعال مع الزملاء والفرق المختلفة لضمان سير العمل بسلاسة.

طريقة التقديم:

ندعو جميع المهتمين للتقديم على منصب مسؤول اللوجستيات والمشتريات من خلال الرابط التالي:
https://recruitment.sams-hr.com/

لن يتم النظر في أي طلبات تُرسل إلى أي بريد إلكتروني آخر.

ملاحظة: سيتم التواصل فقط مع المرشحين المدرجين في القائمة المختصرة.

Logistics & Procurement Officer

Application Instructions: We invite all interested candidates to apply for the Logistics & Procurement Officer position using the following link: SAMS Recruitment Portal.

Any application received via email will not be considered.

At SAMS, we value diversity and are committed to promoting inclusivity without discrimination based on race, sex, or religion. We strictly enforce our Safeguarding and PSEA guidelines, maintaining a zero-tolerance policy.

Only shortlisted candidates will be contacted.

Email for inquiries: saleht@sams-usa.net

Key Responsibilities:

• Lead the development of Procurement Plans in adherence to internal and donor guidelines.
• Validate and revise Procurement Plans to align with actual implementations and forecasts.
• Consolidate and disseminate updated Procurement Plans as necessary.
• Propose advanced procurement strategies to optimize efficiency at the mission level, such as consolidating purchases or establishing framework agreements.
• Regularly update and communicate procurement data using dedicated tools, including suppliers' lists, price lists, and procurement validation follow-up.
• Act as the primary contact in the procurement & logistics department for overseeing and circulating information on procurement file validation between program and support teams.
• Scrutinize procurement files for validation, ensuring the completeness and accuracy of documentation.
• Ensure compliance of procurement files with internal Procurement Procedures and Donors' guidelines.
• Collaborate with department teams to address any issues identified in procurement files and complete or correct required documentation.
• Aid in identifying and quantifying centralized purchase needs in coordination with department teams.
• Draft contracts, service contracts, and suppliers' contracts for review.
• Lead the implementation of market studies and various procurement procedures at mission levels such as RFQs, Direct Purchases, Tenders, LTAs, etc.
• Review and submit purchase files requiring payment to the finance department.
• Oversee and report the inventory of SAMS' offices and warehouses on a periodic basis.
• Assist in preparing for internal and external audits.
• Spearhead the archiving process, ensuring compliance with internal and donor guidelines for both physical and digital records.
• Coordinate logistics related to medical missions in Lebanon in collaboration with other departments.
• Maintain well-organized archiving of all medical missions' logistics documents, suppliers, transportation records, etc.
• Ensure the confidentiality of all correspondence, information, and operations.
• Perform any other duties requested by supervisor related to the scope of work.

Desired Education and Essential Skills:

• University degree in a related field, such as Business Management.
• Two to three years of relevant work experience in procurement and logistics, preferably with international NGOs and/or community-based organizations.
• Excellent verbal and written communication skills, including drafting project proposals and reports.

Competencies:

• Strategic Procurement and Logistics: In-depth knowledge of strategic procurement processes, supply chain management, and logistics operations.
• Compliance Management: Understanding of internal and donor guidelines to ensure compliance in procurement and logistics operations.
• Detail-Oriented Leadership: Meticulous in verifying documentation, ensuring accuracy and completeness of procurement files, and maintaining precise inventory records.
• Analytical Thinking: Ability to analyze procurement data, identify opportunities for process improvement, and enhance cost efficiency.
• Effective Communication: Strong written and verbal communication skills to coordinate with various teams, suppliers, and stakeholders.
• Strategic Organization and Time Management: Exceptional organizational skills to manage multiple tasks, prioritize responsibilities, and meet deadlines.
• Advanced Archiving and Documentation: Proficient in archiving physical and digital records, following internal and donor guidelines for document management.
• Problem-Solving Leadership: Ability to identify issues, propose solutions, and address challenges in procurement and logistics operations.
• Collaborative Teamwork: Demonstrated ability to collaborate effectively with colleagues and departments to ensure smooth operations and achieve organizational objectives.