فرصة عمل لدى منظمة War Child: مسؤول/ة عن إدارة المشاريع (Project Admin Officer)
القطاع: الأطفال والشباب
آخر موعد للتقديم: الأربعاء، 28 أغسطس 2024
نوع العقد: دوام كامل
مدة الوظيفة: حتى نهاية العام
نطاق الراتب: بين 1500 و2000 دولار أمريكي
درجة التعليم: بكالوريوس
تفاصيل درجة التعليم: بكالوريوس في الإدارة، المالية، أو مجال مشابه
متطلبات الخبرة: بين سنتين و3 سنوات
اللغة العربية: بطلاقة
اللغة الإنجليزية: بطلاقة
اللغة الفرنسية: غير مطلوب
الموقع: بيروت، لبنان
توجيهات التقديم:
للتقديم، يرجى استخدام الرابط التالي فقط. أي طلبات غير مقدمة عبر هذا الرابط لن تؤخذ بعين الاعتبار.
البريد الإلكتروني للشخص المسؤول: hr.lebanon@warchild.nl
اسم الشخص المسؤول: Ahmad Dhayni
وظيفة الشخص المسؤول: رئيس قسم الموارد البشرية
الموقع\الرابط للتقديم: Project Admin Officer
الوصف الوظيفي:
إدارة الشؤون المالية:
- إعداد المدفوعات الشهرية للموظفين في الميدان.
- متابعة المدفوعات الشهرية والمبالغ المقدمة من الشيكات.
- تتبع ورصد المبالغ المقدمة من الشركاء.
- إجراء تحكم أسبوعي في الميزانية لضمان صرفها بشكل صحيح.
- النتيجة: إدارة الشؤون المالية لضمان دفع رواتب الموظفين في الميدان في الوقت المحدد وفقًا لوثائق دقيقة.
إدارة الشؤون الإدارية:
- تطوير وصيانة نظام أرشيفي للشركاء.
- تتبع ورصد المبالغ المقدمة من الشركاء والموظفين.
- أداء المهام الإدارية (تصوير، شراء مستلزمات مكتبية، مسح/فاكس الوثائق، تدوين محاضر الاجتماعات).
- المساعدة في إعداد التقارير الشهرية والتقارير النهائية.
- إعداد وتقديم تقارير نصف شهرية للمشرف وفقًا للتواريخ المحددة.
- النتيجة: إدارة المهام الإدارية بحيث يكون نظام الأرشفة موجودًا، والتقارير تُقدّم في الوقت المحدد.
التنظيم، التنسيق والإدارة:
- تنظيم التدريبات، الندوات، حفلات افتتاح المشاريع، استضافة المانحين وزيارات المستفيدين، عمليات التفتيش على المواقع، إلخ.
- التنسيق مع الميدان لضمان إنجاز العمل بشكل صحيح وفي الوقت المحدد وفقًا لأهداف منظمة War Child.
- إدارة عمليات الشراء البسيطة (توفير المستلزمات المكتبية، المرافق، المشتريات الصغيرة لجميع أنشطة المشروع).
- تحديث وصيانة المعلومات في أنظمة قواعد البيانات وأرشيفات الكمبيوتر. إجراء بعض الزيارات الميدانية مع موظفي الميدان والعاملين الاجتماعيين.
- تطوير وتصميم وتحسين طرق وإجراءات العمل بالتنسيق مع المشرف.
- المساعدة في جمع البيانات لكتابة تقارير المانحين.
- جمع الوثائق من الميدان وإدخالها في قاعدة البيانات.
المعرفة والخبرة:
- درجة البكالوريوس في الإدارة، المالية، أو مجال مشابه.
- خبرة تتراوح بين سنتين و3 سنوات في وظائف مشابهة مع منظمة غير حكومية.
- خبرة سابقة في العمل مع الأطفال/اللاجئين/الفئات الضعيفة تُفضل.
المهارات والكفاءات:
- مهارات حاسوبية قوية، خاصة في Microsoft Office وExcel.
- إتقان اللغة العربية والإنجليزية.
- الحساسية الثقافية.
- التركيز على النتائج.
- دقة في التفاصيل وحساسية للتكلفة.
- التسامح والمرونة.
- القدرة على العمل ضمن فريق صغير.
إذا كنت تستوفي هذه المؤهلات وترغب في التقديم، يرجى اتباع التعليمات والتقديم عبر الرابط المحدد.
Any application not shared to the mentioned link will not be taken into consideration.
Handling finances
Prepares monthly payments for staff in the field;
Follows up closely on monthly payments and cheque advances;
Keeps track and monitors advances of partners;
Weekly controls the budget to ensure proper expenditure of each budget line;
Result: Finances are handled in such matter that field staff are paid on time and according to precise documentation.
Handling Administration
Develops and maintains a filing system of partners;
Keeps track and monitor advances of partners and staff;
Performs administrative tasks (photocopies, buying stationeries, scanning/faxing documents, minutes of meetings);
Assists in preparation of monthly and completion reports;
Prepares and submits bi-weekly reports to the supervisor on the date identified;
Result: Administrative tasks are handled in such a way that a filing system is in place reports are submitted on time.
Organization, Coordination and Management
Organizes trainings, seminars, project opening ceremonies, hosting donors and beneficiary visits, site inspections, etc.
Coordinates with the field and ensures that the work is done properly and on time by meeting WCH targets;
Manages minor procurement processes (stationary provision, utilities, minor purchases for all project activities);
Updates and maintains information on computer database systems and in archives. Conduct some field visits with the field officers and social workers;
Develops, design, and improve work methods and procedures in coordination with the supervisor;
Supports in collecting data to write donor reports;
Collects documents from the field and enters that in the database
Knowledge and Experience
Degree in Management, finance, or similar degree;
2 – 3 year experience in similar positions with an NGO;
Preferably previous experience working with children/refuges/vulnerable populations;
Skills and Competencies
Strong computer skills, Microsoft office and especially Excel; Fluency in Arabic and English; Cultural sensitivity; Result-oriented; Attentive to detail and cost-conscious; Tolerance; Works well in a small team; Flexibility.
